電子取引の電子データ、交付側も保存義務!?

2022-05-31
メール等の電子取引に係る
取引情報の電子データは、

令和4年度改正に係る
宥恕措置により、
令和5年12月31日までに
出力した書面での
保存も認められます。


令和6年1月1日からは
書面保存が認められないため、

事業者は
それまでに電子取引の電子データ保存の対応を
準備しておく必要があります。


電子取引で受領した電子データだけでなく、
交付した電子データも保存が必要であることも
認識した上で
準備を進めて欲しいです。


電子取引を行った場合、
一定の保存要件を満たす形で
その取引情報に係る
電子データの保存が
義務とされています。


電子取引とは、
「取引情報の”授受”を電磁的方式により行う取引」
とされており、

電子データとして
保存対象となる取引情報については

「取引に関して”受領し”
 または、”交付する”注文書、契約書
 その他これらに準ずる書類に通常記載された事項」

とされています。


受領した書類だけではなく、
交付する書類に記載される事項も
取引情報に含まれており、

電子取引で取引情報に係る
電子データを受け取る側にも
保存の義務が課されています。


なお、
保存対象となる取引情報に係る
電子データとは端的に

「紙でやりとりしていた場合に保存が必要な情報が含まれる電子データ」

とされています。


具体的には
請求書、領収書、契約書などの
電子データが該当します。


メールの添付ファイルではなく
メール本文に請求書等の記載事項が
記されている場合は、
メールそのものの保存が必要です。


GmailやPCを買い替えた際のデータ移行で
メールのデータが
消えてしまったり
削除してしまうことがありますが、

受け取った側だけではなく
送った側も
メールやそのデータを
保存しておかないと
いけません。


これから先、
電子印鑑などの普及によって
今まで紙でやり取りしていたものが
電子データに置き換わってきます。


「データの保存と管理」


バックアップとクラウドの利用など
いろいろと考えていかなければいけません。


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