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「ＰＤＦで請求書」正しく保存していますか！？【税務調査】
2021-11-30
令和4年1月1日以降、 メールで請求書を受け取った場合、 今までと保存方法が変わります。 ご存知でしょうか？ 今までメールで 請求書などを受け取った際も、 紙に印刷し 保存する必要がありましたが、 令和4年1月1日以降は、 メールで請求書を受け取るなどの 「電子取引」は 紙での保存は認められず、 データ保存が義務になります。 データ保存が義務化される「電子取引」の例 ・請求書や領収書などをメール、クラウドサービスなどで渡す、又は受け取る場合 ・AmazonなどのECサイトで物品などを購入した際の領収書・明細 ・大手企業とのEDI取引 電子取引に係る書類の保存方法等は 以下を満たす必要があります。 ・取引年月日・金額・取引先名称で検索が可能であること ・範囲を指定（日付・金額）して検索が可能であること ・項目の組み合わせ（日付＆金額、取引先＆金額）で検索が可能であること 改ざん防止のため 次のいずれかを満たす必要ありました。 ・受領後、遅滞なくタイムスタンプを付与 ・タイムスタンプが付与されたデータを受領 ・データを削除訂正できない、又は訂正削除した履歴が残るシステム ・訂正削除の防止に関する事務処理規定の備付け 今回の改正は、 今までペーパーレスと無縁だった 中小企業に データ保存を 義務化するものです。 コストをかけない 現実的な対応は、 検索機能については PDFなどのファイル名を 「日付_金額_取引先.pdf」とし、 個別の項目で検索できるよう、 事業年度別などで フォルダにまとめる。 範囲指定、 組み合わせ検索はできないが、 税務署の求めに応じて データを示すようにし、 必要な措置は 「事務処理規定の備え付け」 で対応するのが良いかもしれません。 事務処理規定のサンプルは 国税庁HPより 確認できます。 サンプルでは 2ページのみで、 書類データの管理について 社内の管理責任者、 該当する電子取引などを記載するのみです。 ご相談、ご不安なことが ありましたら、 お気軽に 中島税理士・行政書士事務所まで お問い合わせください。 セカンドオピニオンとしても 税務調査対策としても ご提案を致しております。
