「PDFで請求書」正しく保存していますか!?【税務調査】

2021-11-30
令和4年1月1日以降、
メールで請求書を受け取った場合、
今までと保存方法が変わります。

ご存知でしょうか?


今までメールで
請求書などを受け取った際も、

紙に印刷し
保存する必要がありましたが、

令和4年1月1日以降は、
メールで請求書を受け取るなどの
「電子取引」は
紙での保存は認められず、

データ保存が義務になります。


データ保存が義務化される「電子取引」の例

・請求書や領収書などをメール、クラウドサービスなどで渡す、又は受け取る場合
・AmazonなどのECサイトで物品などを購入した際の領収書・明細
・大手企業とのEDI取引


電子取引に係る書類の保存方法等は
以下を満たす必要があります。

・取引年月日・金額・取引先名称で検索が可能であること
・範囲を指定(日付・金額)して検索が可能であること
・項目の組み合わせ(日付&金額、取引先&金額)で検索が可能であること


改ざん防止のため
次のいずれかを満たす必要ありました。

・受領後、遅滞なくタイムスタンプを付与
・タイムスタンプが付与されたデータを受領
・データを削除訂正できない、又は訂正削除した履歴が残るシステム
・訂正削除の防止に関する事務処理規定の備付け


今回の改正は、
今までペーパーレスと無縁だった
中小企業に
データ保存を
義務化するものです。


コストをかけない
現実的な対応は、

検索機能については
PDFなどのファイル名を
「日付_金額_取引先.pdf」とし、

個別の項目で検索できるよう、
事業年度別などで
フォルダにまとめる。


範囲指定、
組み合わせ検索はできないが、

税務署の求めに応じて
データを示すようにし、

必要な措置は
「事務処理規定の備え付け」
で対応するのが良いかもしれません。


事務処理規定のサンプルは
国税庁HPより
確認できます。


サンプルでは
2ページのみで、

書類データの管理について
社内の管理責任者、
該当する電子取引などを記載するのみです。


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